EventStudyTools.com is operated as a free academic research service. This policy explains what data the site processes, why, and for how long. The site operator is based in Switzerland (see imprint) and applies Swiss data-protection law (revFADP / nDSG); for EU visitors, the GDPR applies in addition. Eine deutschsprachige Fassung folgt weiter unten auf dieser Seite.
1. What we collect, and why
Calculator submissions (ARC, AVC, CATA, EDI)
When you upload a CSV input to one of our research apps, the file is forwarded to the EventStudyTools API for calculation. The result is returned to your browser. The uploaded file and the result are deleted automatically shortly after the run completes (typically within minutes). We do not retain copies for later analysis or for any other purpose.
E-mail address (optional)
If you choose to enter an e-mail address in the Calculator workflow, we use it only to send you the results. The address is not stored beyond the run. We do not maintain user accounts, marketing lists, or newsletters. The actual e-mail delivery is handed off to Resend (see "Third-party services" below).
Server logs
Our web server records standard request data: IP address, timestamp, HTTP method and path, response status, user agent. These logs are used to operate the site, detect abuse, and produce aggregate traffic statistics. They are rotated and deleted after 30 days. They are not joined with any other dataset and are not shared with third parties.
Cookies
The cookie banner stores your choice in your browser's localStorage under est-cookie-consent. Before you accept, Google Analytics 4 starts with analytics storage denied. Clicking Accept grants analytics storage and can set Google Analytics cookies. Clicking Reject, or changing your settings later, keeps analytics storage denied. An anonymous visitor who submits a form can receive a technical Drupal session cookie so that the site can show the result or status message from that form. [OWNER: Confirm the complete production inventory of cookie and localStorage identifiers, including identifiers set by Google Analytics, Cloudflare, or other enabled modules.]
Academic API keys
To issue academic API keys, operate the waitlist, and apply fair-use limits, we store the e-mail address, domain, matched allowlist entry, IP address, key expiry, key hash, encrypted key, and whether a monthly warning was sent. We also store a daily usage record for each active key with the day and number of completed analyses. Waitlist entries contain the e-mail address, domain, matched allowlist entry, IP address, status, and relevant timestamps. If a fair-use limit is exceeded, a permanent blocklist stores the e-mail address, domain, reason, date, and total number of analyses.
We send the e-mail address to the key service to issue a key. Each day, the decrypted key is sent to a statistics service to obtain its completed-analysis count. Resend sends the key and fair-use notices to the e-mail address. Internal notification recipients receive the e-mail address, domain, and usage information when configured fair-use events occur. [OWNER: Confirm the operators, locations, retention periods, and data-processing arrangements for the key service, statistics service, Resend, and internal notification recipients.]
Request records are deleted after the configured 90-day retention period only when the key has expired. Resolved waitlist entries and stale pending entries are deleted after that retention period. Usage records are deleted after the longer of 90 and 45 days. The permanent blocklist is not automatically deleted. The source code does not define retention for Drupal logs or recipients' mailboxes. [OWNER: Confirm the retention and deletion process for Drupal logs and internal notification mailboxes.]
2. Third-party services we use
Cloudflare (CDN, DDoS protection, TLS)
This site is served through Cloudflare, Inc., which acts as a reverse proxy and absorbs malicious traffic. Cloudflare processes your IP address and request metadata to deliver the site and protect against attacks. Cloudflare is US-based; the transfer is governed by the EU–US Data Privacy Framework and Cloudflare's Standard Contractual Clauses. See Cloudflare's privacy policy.
Hosting (Hetzner Online GmbH, EU)
This site is hosted by Hetzner Online GmbH in German data centres. Hosting therefore happens inside the EU.
Resend (email delivery, only if you opt in)
If you enter an e-mail address to receive results, that address and the applicable result attachment are sent to Resend, Inc. (San Francisco, USA), which delivers the message over SMTP on our behalf. Resend also sends academic API keys and fair-use notices. An academic API key cannot be issued without an e-mail address. Resend's privacy policy is at resend.com/legal/privacy-policy. [OWNER: Confirm the applicable data-processing agreement and transfer safeguards for this use of Resend.]
Google Analytics 4 (Consent Mode)
When a Google Analytics measurement ID is configured, the site loads Google's tag before you make a choice. The default values for analytics_storage, ad_storage, ad_user_data, and ad_personalization are denied. Accepting changes analytics_storage to granted; rejecting or withdrawing consent changes it to denied. Google's documentation explains that this arrangement can send consent signals and measurements without analytics cookies even when analytics storage is denied. Denied storage therefore does not mean that no data is transmitted to Google. The site sets anonymize_ip: true, allow_google_signals: false, and allow_ad_personalization_signals: false; these settings do not establish the actual processing of IP addresses or the property's retention period. [OWNER: Confirm the production measurement ID, recipient entity, actual requests before and after consent, IP processing, configured retention period, legal basis, and applicable data-processing agreement and transfer safeguards.] To withdraw consent later, use . This removes the stored choice and denies analytics storage; the site's code does not delete existing analytics cookies.
YouTube (external links only)
Some pages link to YouTube videos. Clicking such a link opens YouTube in a new tab, where YouTube's own policies apply. We do not embed YouTube auto-play players that would load Google scripts in the background while you read the page.
OpenAlex (server-to-server, no user data)
Once a month a backend process queries the public OpenAlex bibliographic API to find newly published papers that cite EventStudyTools. This is purely a server-to-server lookup of public academic metadata. No data about you is transmitted in either direction.
3. What we do not use
For full transparency: this site does not currently use Google Ads / AdSense, Google Tag Manager, Facebook / Meta pixels, LinkedIn insight tags, Trustpilot widgets, reCAPTCHA, Stripe or any other payment processor, or any other behavioural-tracking technology. Earlier versions of this page mentioned such services; those references were obsolete and have been removed.
4. Your rights
You have the right to obtain information about personal data we hold about you, to request correction or deletion, and to lodge a complaint with the competent supervisory authority (in Switzerland, the FDPIC; in the EU, your national DPA). Because we do not maintain user accounts and delete Calculator submissions automatically, in practice we hold no personal data tied to you. This statement does not include data related to Academic API keys. To exercise a right or ask a privacy question, write to [email protected].
5. Encryption
The entire site is delivered over HTTPS (TLS 1.2+). Connections that cannot be established over TLS are rejected by Cloudflare.
Datenschutzerklärung (Deutsch)
EventStudyTools.com ist ein kostenloser akademischer Forschungsdienst. Der Sitz des Betreibers ist in der Schweiz (siehe Impressum); es gilt das revidierte schweizerische Datenschutzgesetz (revDSG/nDSG); für Besucher aus der EU gilt zusätzlich die DSGVO.
Welche Daten werden verarbeitet?
Calculator-Uploads. CSV-Dateien, die Sie in einen unserer Research Apps (ARC, AVC, CATA, EDI) hochladen, werden zur Berechnung an die EventStudyTools API weitergegeben. Das Ergebnis wird an Ihren Browser zurückgegeben. Eingabedatei und Ergebnis werden automatisch gelöscht (in der Regel innerhalb von Minuten).
E-Mail-Adresse (optional). Wenn Sie freiwillig eine E-Mail-Adresse zur Zustellung der Ergebnisse angeben, nutzen wir diese ausschließlich zur Übermittlung des Resultats und speichern sie darüber hinaus nicht. Die tatsächliche Zustellung erfolgt über Resend (siehe "Eingesetzte Dienste Dritter").
Server-Log-Dateien. Der Webserver protokolliert standardmäßig IP-Adresse, Zeitstempel, HTTP-Methode und -Pfad, Statuscode und User-Agent. Diese Logs werden für Betrieb, Missbrauchserkennung und aggregierte Statistik verwendet und nach 30 Tagen rotiert und gelöscht. Eine Zusammenführung mit anderen Datenquellen erfolgt nicht; eine Weitergabe an Dritte erfolgt nicht.
Cookies. Das Cookie-Banner speichert Ihre Auswahl im lokalen Speicher Ihres Browsers unter est-cookie-consent. Vor Ihrer Einwilligung startet Google Analytics 4 mit verweigertem Analytics-Speicher. Mit Akzeptieren erteilen Sie die Einwilligung für den Analytics-Speicher; dadurch können Google-Analytics-Cookies gesetzt werden. Mit Ablehnen oder einer späteren Änderung der Einstellungen bleibt der Analytics-Speicher verweigert. Wenn anonyme Besucher ein Formular absenden, kann ein technisches Drupal-Session-Cookie gesetzt werden, damit die Website das Ergebnis oder eine Statusmeldung zu diesem Formular anzeigen kann. [OWNER: Bestätigen Sie die vollständige Produktionsliste der Cookie- und Local-Storage-Identifier, einschließlich der von Google Analytics, Cloudflare oder anderen aktivierten Modulen gesetzten Identifier.]
Akademische API-Schlüssel
Für die Vergabe akademischer API-Schlüssel, die Führung der Warteliste und die Anwendung von Fair-Use-Grenzen speichern wir E-Mail-Adresse, Domain, passenden Eintrag in der Zulassungsliste, IP-Adresse, Ablauf des Schlüssels, Schlüssel-Hash, verschlüsselten Schlüssel und den Status einer Monatswarnung. Für jeden aktiven Schlüssel speichern wir außerdem täglich das Datum und die Zahl abgeschlossener Analysen. Wartelisteneinträge enthalten E-Mail-Adresse, Domain, passenden Eintrag in der Zulassungsliste, IP-Adresse, Status und relevante Zeitstempel. Bei Überschreiten einer Fair-Use-Grenze speichert eine dauerhafte Sperrliste E-Mail-Adresse, Domain, Grund, Datum und Gesamtzahl der Analysen.
Zur Vergabe eines Schlüssels übermitteln wir die E-Mail-Adresse an den Schlüssel-Dienst. Täglich wird der entschlüsselte Schlüssel an einen Statistikdienst übermittelt, um die Zahl abgeschlossener Analysen abzurufen. Resend versendet den Schlüssel und Hinweise zur Fair-Use-Grenze an die E-Mail-Adresse. Interne Benachrichtigungsempfänger erhalten E-Mail-Adresse, Domain und Nutzungsdaten, wenn konfigurierte Fair-Use-Ereignisse eintreten. [OWNER: Bestätigen Sie Betreiber, Standorte, Aufbewahrungsfristen und Auftragsverarbeitungsvereinbarungen für Schlüssel-Dienst, Statistikdienst, Resend und interne Benachrichtigungsempfänger.]
Antragsdaten werden nach der konfigurierten Aufbewahrungsfrist von 90 Tagen nur gelöscht, wenn der Schlüssel abgelaufen ist. Erledigte Wartelisteneinträge und alte offene Wartelisteneinträge werden nach dieser Frist gelöscht. Nutzungsdaten werden nach der längeren Frist von 90 und 45 Tagen gelöscht. Die dauerhafte Sperrliste wird nicht automatisch gelöscht. Der Quellcode legt keine Aufbewahrung für Drupal-Logs oder Postfächer der Benachrichtigungsempfänger fest. [OWNER: Bestätigen Sie Aufbewahrungsfrist und Löschverfahren für Drupal-Logs und interne Benachrichtigungs-Postfächer.]
Eingesetzte Dienste Dritter
Cloudflare (Reverse-Proxy, DDoS-Schutz, TLS): Cloudflare, Inc. (USA) verarbeitet IP-Adresse und Request-Metadaten zur Auslieferung der Website und zur Abwehr von Angriffen. Die Übermittlung erfolgt auf Grundlage des EU–US Data Privacy Framework und der Standardvertragsklauseln (SCCs). Siehe Datenschutzhinweise von Cloudflare.
Hosting (Hetzner Online GmbH, EU)
Diese Website wird von Hetzner Online GmbH in deutschen Rechenzentren gehostet. Das Hosting erfolgt damit innerhalb der EU.
Resend (E-Mail-Versand, nur bei Opt-in): Wenn Sie eine E-Mail-Adresse zur Ergebniszustellung angeben, übergeben wir Adresse und den jeweiligen Ergebnisanhang an Resend, Inc. (San Francisco, USA), die den Versand für uns durchführen. Resend versendet außerdem akademische API-Schlüssel und Hinweise zur Fair-Use-Grenze. Ohne E-Mail-Adresse kann kein akademischer API-Schlüssel ausgegeben werden. Datenschutzhinweise von Resend: resend.com/legal/privacy-policy. [OWNER: Bestätigen Sie den anwendbaren Auftragsverarbeitungsvertrag und die Übermittlungsgarantien für diese Nutzung von Resend.]
Google Analytics 4 (Consent Mode): Wenn eine Google-Analytics-Mess-ID konfiguriert ist, lädt die Website das Google-Tag bereits vor Ihrer Auswahl. Die Standardwerte für analytics_storage, ad_storage, ad_user_data und ad_personalization sind denied. Akzeptieren setzt analytics_storage auf granted; Ablehnen oder Widerrufen setzt diesen Wert auf denied. Laut Google-Dokumentation können bei dieser Konfiguration Einwilligungssignale und Messungen ohne Analytics-Cookies übermittelt werden, auch wenn der Analytics-Speicher verweigert ist. Verweigerter Speicher bedeutet daher nicht, dass keine Daten an Google übermittelt werden. Die Website setzt anonymize_ip: true, allow_google_signals: false und allow_ad_personalization_signals: false; diese Einstellungen belegen weder die tatsächliche Verarbeitung von IP-Adressen noch die Aufbewahrungsfrist der Property. [OWNER: Bestätigen Sie die Mess-ID in Produktion, den Empfänger, tatsächliche Requests vor und nach Einwilligung, IP-Verarbeitung, konfigurierte Aufbewahrungsfrist, Rechtsgrundlage sowie anwendbaren Auftragsverarbeitungsvertrag und Übermittlungsgarantien.] Einwilligung widerrufen: . Dadurch wird die gespeicherte Auswahl entfernt und der Analytics-Speicher verweigert; der Website-Code löscht keine bestehenden Analytics-Cookies.
YouTube (nur externe Verlinkung): Einzelne Seiten verlinken auf YouTube-Videos. Beim Klick auf einen solchen Link öffnet sich YouTube in einem neuen Tab; es gelten dort die Datenschutzbestimmungen von YouTube/Google. Wir betten keine YouTube-Player ein, die im Hintergrund Google-Skripte laden würden.
OpenAlex (Server-zu-Server, keine Nutzerdaten): Einmal monatlich fragt ein Backend-Prozess die öffentliche bibliografische API von OpenAlex ab, um neu erschienene Veröffentlichungen zu identifizieren, die EventStudyTools zitieren. Dies ist eine reine Server-zu-Server-Abfrage öffentlicher akademischer Metadaten. Daten von Ihnen werden dabei in keine Richtung übermittelt.
Nicht eingesetzte Dienste
Aus Gründen der Transparenz: Diese Website nutzt derzeit kein Google Ads/AdSense, keinen Google Tag Manager, keine Facebook-/Meta-Pixel, keine LinkedIn-Insight-Tags, keine Trustpilot-Widgets, kein reCAPTCHA, keinen Stripe oder anderen Zahlungsanbieter und keine sonstige verhaltensbasierte Tracking-Technologie. Frühere Versionen dieser Seite enthielten Hinweise auf solche Dienste; diese Hinweise waren überholt und wurden entfernt.
Ihre Rechte
Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Beschwerde bei der zuständigen Aufsichtsbehörde (Schweiz: EDÖB; EU: nationale Datenschutzbehörde). Da wir keine Nutzerkonten führen und Calculator-Uploads automatisch löschen, halten wir in der Regel keine auf Sie bezogenen Daten vor. Diese Aussage umfasst keine Daten zu akademischen API-Schlüsseln. Anfragen richten Sie bitte an [email protected].
Verschlüsselung
Die gesamte Website wird ausschließlich über HTTPS (TLS 1.2+) ausgeliefert.